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3. PROCESSUS DE GESTION DES DEMANDES DE DONS ET COMMANDITES

Le processus de gestion des demandes comporte cinq étapes:

1. la réception de la demande;
2. l’analyse et la recommandation;
3. la réponse au demandeur;
4. la négociation d’une entente;
5. le suivi.

3.1 Réception de la demande

S’il s’agit d’une demande de moins de 25 000 $ en lien avec un événement, le demandeur doit la déposer au moins quatre-vingt-dix jours (90) avant la tenue de l’activité;

s’il s’agit d’une demande égale ou supérieure à 25 000 $ en lien avec un événement, le demandeur doit la déposer au moins cinq (5) mois avant la tenue de l’activité.

Les lettres sous forme de circulaires ou coupons réponse ne sont pas traitées.

Le comité des dons est responsable du traitement des demandes conformément à la présente politique.

3.2 Procédures

Pour être retenue, la demande initiale doit comprendre tous les renseignements et documents justificatifs nécessaires incluant :

• le profil détaillé de l’organisme ainsi que sa mission;
• les coordonnées du demandeur;
• un résumé de l’événement ou de l’activité;
• une description du groupe cible;
• le nombre de bénéficiaires;
• le plan de visibilité;
• forme de redistribution des fonds recueillis;

3.3 Analyse et recommandation

L’analyse des dossiers se fait selon les critères et les règles établis par la présente politique.

Les critères de sélection des commandites sont notamment la possibilité de rejoindre la clientèle visé par l’activité ou l’événement et le rapport entre le montant demandé et les retombées prévues.

La Fondation peut, tout au long de l’analyse du dossier, requérir les informations qu’elle juge nécessaires pour compléter ledit dossier et faire ses recommandations.

Le défaut de collaborer du demandeur peut entraîner le rejet de la demande soumise.
Aucun don ou commandite n’est automatiquement renouvelé.

Toute demande de renouvellement doit faire l’objet d’une nouvelle analyse.

Le comité des dons formule une recommandation au conseil d’administration lequel par résolution prend la décision finale quant à l’octroi du don.

3.4 Réponse au demandeur

Une réponse écrite est acheminée au demandeur, dans un délai raisonnable, lui confirmant la décision de la Fondation.

3.5 Négociation d’une entente

À la suite de l’attribution d’un don ou d’une commandite, les représentants désignés négocient une entente contractuelle avec l’organisme concerné.

Une entente doit être signée avec l’organisme si le montant total accordé est égal ou supérieur à 50 000 $.

3.6 Suivi

Chaque entente fait l’objet d’un suivi par le comité des dons.